Negli ultimi anni, lo smart working (o lavoro da remoto) è passato da essere un’opzione riservata a pochi settori a una modalità operativa adottata su larga scala, spinta sia dall’evoluzione tecnologica che dalle esigenze di un mercato in costante trasformazione.
Questa nuova realtà lavorativa ha aperto numerose opportunità per le organizzazioni, come la possibilità di ampliare il proprio bacino di talenti, ridurre i costi operativi e migliorare il bilanciamento tra vita privata e professionale per i collaboratori.
Tuttavia, a fianco a queste opportunità emergono anche una serie di sfide che, se non affrontate in modo strategico, rischiano di compromettere l’organizzazione interna e, di conseguenza, la produttività.
Cosa puoi fare per gestire in modo efficiente lo smart working? I nostri consigli
Uno degli aspetti più critici del lavoro da remoto è la gestione dei processi operativi e dell’organizzazione interna.
In assenza del rapporto in presenza tutti quei problemi legati all’assegnazione dei compiti, alla gestione delle scadenze, ai flussi di approvazione, alla collaborazione interna si acuiscono.
1. Organizzazione del lavoro
Per gestire efficientemente questi aspetti è necessario stabilire a monte in modo chiaro ruoli e procedure, e definire i processi operativi chiave dell’organizzazione attraverso una mappatura dettagliata che evidenzi reparti e ruoli coinvolti nei processi;
a) procedure operative da mettere in atto e scadenze da rispettare;
b) strumenti di lavoro utilizzati;
c) canali di comunicazione utilizzati;
d) punti di interazione tra i vari reparti.
In questo modo i collaboratori saranno molto più autonomi nel loro lavoro e sarà inoltre possibile individuare i punti più critici all’interno dei processi per capire come ottimizzarli, aumentando l’efficienza e migliorando la gestione delle risorse e la collaborazione interna.
L’obiettivo non deve essere semplicemente replicare i processi tradizionali in un ambiente digitale, ma rivederli in modo strategico per creare un sistema che garantisca trasparenza, flessibilità ed efficienza.
2. Controllo sui processi
Quando i collaboratori non si trovano fisicamente in ufficio, può essere difficile per i responsabili avere una visione chiara dello stato di avanzamento dei progetti e delle performance, ma ci sono diverse strategie che possono essere utili in questo senso.
Oltre, banalmente, a stabilire dei punti di controllo regolari (che possono essere meeting da remoto o la consegna di report a scadenza periodica), bisogna definire degli obiettivi aziendali di breve e lungo termine e degli obiettivi specifici per ogni collaboratore. Questo garantirà che tutti siano allineati e stiano lavorando per raggiungere i risultati prefissati.
Inoltre, lavorando in smart working è più che mai necessario individuare degli indicatori di performance, ossia dei parametri che possono essere utilizzati per monitorare la produttività dei vari reparti. Ad esempio, si possono analizzare il tempo medio di completamento delle attività o il rispetto delle scadenze.
3. Gestione dei dati
In particolare nel lavoro da remoto, la gestione dei dati è un elemento cruciale per garantire l’efficienza e il buon funzionamento dell’organizzazione. Innanzitutto è fondamentale che sia i dati che le comunicazioni (interne ed esterne) siano il più possibile centralizzati, affinché ogni collaboratore abbia sempre a disposizione tutte le informazioni di cui ha bisogno.
In secondo luogo, dal momento che nello smart working l’analisi dei dati può assumere un ruolo ancora più di rilievo per il monitoraggio delle performance e dello stato di avanzamento dei lavori, è importante che i dati vengano raccolti e condivisi.
4. Tecnologie
Il successo dello smart working dipende in larga misura dagli strumenti utilizzati. Non basta poter accedere ai file o inviare email: per garantire un’operatività efficace è necessario disporre di un sistema che integri tutte le funzionalità chiave per la gestione delle attività, delle comunicazioni e dei processi aziendali. Per questo scegliere gli strumenti giusti, che siano in grado di supportare le esigenze specifiche dell’azienda, risulta determinante.
Nello specifico, una soluzione tecnologica per essere funzionale all’organizzazione, oltre a presentare tutte le caratteristiche già accennate, deve essere compatibile con i sistemi preesistenti e integrata correttamente nei processi aziendali, senza creare sovrapposizioni tecnologiche o rallentamenti.
Detto questo, sono diverse le soluzioni digitali che possono facilitare la gestione del lavoro da remoto: BPM per l’organizzazione e automazione dei processi operativi, soluzioni per la collaborazione interna e per la gestione dei progetti, soluzioni per l’analisi dei dati e molte altre.
L’importanza strategica del partner per l’innovazione per garantire il risultato
L’innovazione dei processi aziendali è un percorso complesso e delicato, perché comporta in ogni caso un cambiamento, talvolta radicale, all’interno dell’organizzazione; per questo risulta fondamentale farsi affiancare da un partner esperto, che non solo apporti competenze specialistiche e una visione esterna oggettiva, ma sia in grado di analizzare i processi in modo approfondito, e di identificare le aree e le strategie di intervento più efficaci.
Il supporto di un partner esperto è fondamentale anche nella scelta e nell’implementazione di soluzioni tecnologiche, per evitare di investire in strumenti che poi non vengono integrati in modo efficace nei flussi operativi, non interagiscono correttamente con le tecnologie preesistenti o semplicemente non presentano le caratteristiche adatte a soddisfare le esigenze dell’organizzazione.
Inoltre qualsiasi tipo di soluzione non può funzionare senza il coinvolgimento delle persone che dovranno utilizzarla; per questo è fondamentale affiancare e formare collaboratori, management, stakeholder, partner, fornitori, in modo tale che possano utilizzare le soluzioni implementate in maniera efficiente e che riescano a riorganizzare il flusso di lavoro attorno a questi nuovi strumenti e procedure.
Avvalersi di un partner per l’innovazione significa avere la garanzia che gli obiettivi prefissati verranno raggiunti grazie a competenze specifiche, supporto continuativo e monitoraggio delle performance in un’ottica di miglioramento continuo.
