La tecnologia mette ormai a disposizione strumenti che hanno il potenziale per rivoluzionare il modo in cui un’azienda opera, migliorandone l’efficienza, la produttività e la competitività. Tuttavia, quando questi vengono introdotti ed utilizzati in modo sbagliato, possono diventare un vero e proprio ostacolo, generando costi aggiuntivi, inefficienze e frustrazione tra i collaboratori.
I problemi più comuni legati all’uso errato di soluzioni tecnologiche
- Scelta di tecnologie non allineate alle esigenze aziendali
Spesso accade che le aziende investano in soluzioni eccessivamente avanzate e costose che poi vengono abbandonate perché ci si rende conto di non avere le competenze necessarie per poterle utilizzare al meglio, o altre che, al contrario, non si integrano correttamente all’interno dei processi operativi già in essere perché non presentano le funzionalità richieste per soddisfare le esigenze dell’azienda. - Sistemi obsoleti
Molte aziende, per evitare di effettuare degli investimenti in tecnologia che vengono considerati superflui, continuano ad affidarsi a sistemi obsoleti che non sono più in grado di soddisfare le esigenze operative dell’organizzazione. Questo però, nel lungo periodo, si rivela uno sforzo non sostenibile né a livello operativo, perché mina la competitività e la scalabilità dell’azienda, né di conseguenza a livello economico, in quanto porta ad un’inevitabile riduzione della produttività che incide direttamente sui profitti. - Mancanza di formazione e coinvolgimento del personale
Introdurre nuove tecnologie senza ascoltare i bisogni dei collaboratori e senza fornire loro un’adeguata formazione è uno degli errori più frequenti. Se i collaboratori non comprendono quale valore aggiunto può apportare loro lo strumento o non sanno come utilizzarlo in modo efficace, viene a crearsi un clima di insoddisfazione e resistenza al cambiamento. - Sistemi non integrati
In altri casi il problema risiede nella difficoltà riscontrata nel far interagire le nuove soluzioni implementate in modo efficace con i sistemi già in uso, creando barriere tra i vari reparti e rallentando i processi anziché renderli più fluidi e coordinati. - Scarsa personalizzazione
L’adozione di strumenti standard preconfezionati non è sempre una scelta vincente, perché di norma se le soluzioni non vengono personalizzate per venire incontro alle esigenze dell’azienda e integrarsi correttamente all’interno dei processi già in essere, si rischia solo di creare ulteriori rallentamenti e colli di bottiglia. - Sovrapposizioni tecnologiche
In alcune realtà, per rispondere a esigenze specifiche, vengono adottati diversi strumenti che svolgono almeno in parte le stesse funzioni, creando ridondanze e confusione operativa. Questo comporta costi inutili e processi poco chiari. - Carenza di monitoraggio e aggiornamento
Le organizzazioni sono contesti mutevoli e le loro esigenze possono variare col variare dei volumi di lavoro, delle normative, del numero di dipendenti, delle richieste del mercato ecc.; se le soluzioni tecnologiche non sono abbastanza flessibili e non vengono aggiornate col tempo si arriverà ad avere sistemi obsoleti incapaci di fornire all’azienda ciò di cui ha bisogno.
Cosa puoi fare per evitare questi errori? I nostri consigli
Prima di investire in qualsiasi soluzione tecnologica, è necessario svolgere un’analisi dei processi aziendali in modo da valutare l’attuale livello di digitalizzazione e identificare le reali esigenze dell’organizzazione.
Effettuando una mappatura dettagliata dei processi più critici, sarà possibile dove intervenire con la tecnologia per renderli complessivamente più efficienti, ma anche quali sono le soluzioni tecnologiche più adatte per risolvere le problematiche riscontrate, che possano generare concretamente un valore aggiunto per l’organizzazione.
In questo modo ci si assicurerà di implementare soluzioni che si integrano perfettamente con i processi già in essere e con i sistemi preesistenti in azienda, rendendo i flussi di lavoro più fluidi ed efficienti. Inoltre, questo è l’unico modo per far sì che la tecnologia sia di supporto, e non di ostacolo, per la crescita aziendale.
Inoltre, è fondamentale per il successo dell’implementazione che i collaboratori vengano coinvolti e formati affinché acquisiscano le competenze necessarie ad utilizzare correttamente i nuovi strumenti messi a loro disposizione e comprendano appieno i benefici che otterranno dal loro utilizzo e dalla nuova organizzazione del lavoro.
Alcuni dei vantaggi derivati da un uso corretto della tecnologia in azienda
- Maggiore efficienza operativa: strumenti tecnologici ben integrati riducono i tempi di lavoro e le inefficienze, migliorando la produttività complessiva;
- Ottimizzazione dei costi: grazie ad una maggiore efficienza vengono ridotti i costi operativi;
- Riduzione degli errori: la digitalizzazione dei processi minimizza il rischio di errori umani, garantendo dati più affidabili e operazioni più fluide;
- Migliore collaborazione interna: sistemi integrati favoriscono la condivisione delle informazioni tra i reparti, migliorando la comunicazione e la cooperazione interna;
- Aumento della competitività: processi innovativi consentono all’azienda di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato e di cogliere nuove opportunità di crescita;
- Migliore esperienza per i collaboratori: la tecnologia diventa un supporto e riduce il carico di lavoro, migliorando la soddisfazione e l’efficienza del team;
- Decisioni basate sui dati: implementando soluzioni per la raccolta e analisi dei dati si garantisce un supporto strategico ai processi decisionali;
- Scalabilità e crescita sostenibile: processi ben strutturati e ottimizzati attraverso l’uso delle giuste tecnologie permettono di gestire eventuali incrementi nel volume di lavoro, fornendo una base solida per espandere il business e rispondere rapidamente alle esigenze del mercato.
L’importanza strategica del partner per l’innovazione per garantire il risultato
L’innovazione dei processi aziendali è un percorso complesso e delicato, perché comporta in ogni caso un cambiamento, talvolta radicale, all’interno dell’organizzazione; per questo risulta fondamentale farsi affiancare da un partner esperto, che non solo apporti competenze specialistiche e una visione esterna oggettiva, ma sia in grado di analizzare i processi in modo approfondito, e di identificare le aree e le strategie di intervento più efficaci.
Il supporto di un partner esperto è fondamentale anche nella scelta e nell’implementazione di soluzioni tecnologiche, per evitare di investire in strumenti che poi non vengono integrati in modo efficace nei flussi operativi, non interagiscono correttamente con le tecnologie preesistenti o semplicemente non presentano le caratteristiche adatte a soddisfare le esigenze dell’organizzazione.
Inoltre qualsiasi tipo di soluzione non può funzionare senza il coinvolgimento delle persone che dovranno utilizzarla; per questo è fondamentale affiancare e formare collaboratori, management, stakeholder, partner, fornitori, in modo tale che possano utilizzare le soluzioni implementate in maniera efficiente e che riescano a riorganizzare il flusso di lavoro attorno a questi nuovi strumenti e procedure.
Avvalersi di un partner per l’innovazione significa avere la garanzia che gli obiettivi prefissati verranno raggiunti grazie a competenze specifiche, supporto continuativo e monitoraggio delle performance in un’ottica di miglioramento continuo.
