Efficienza, profitti e scalabilità: perché l’analisi dei processi è fondamentale per la crescita

L’analisi dei processi operativi è il punto di partenza di qualsiasi tipo di intervento di innovazione volto a migliorare efficienza e produttività aziendali. Questo perché senza una chiara comprensione di come funzionano i flussi di lavoro, delle dinamiche interne alle varie aree aziendali e delle procedure in essere, è impossibile identificare i punti critici e le aree di miglioramento su cui intervenire.

La mappatura dei processi è uno strumento che è possibile utilizzare per svolgere questo tipo di analisi e risulta particolarmente utile perché, come vedremo, permette di avere una visione completa e strategica di tutte le operazioni che compongono i vari processi aziendali e del modo in cui è strutturata l’organizzazione interna. 

Cos’è la mappatura dei processi operativi?

Mappare i processi significa elaborarne una rappresentazione visiva e funzionale, evidenziando aspetti come le singole attività che li compongono, le funzioni e aree coinvolte, gli strumenti operativi e i canali di comunicazione utilizzati. 

La mappatura non solo aiuta a definire in modo chiaro processi, procedure e ruoli, ma fornisce anche un’analisi dettagliata che permette di individuare le aree di miglioramento.

Quali vantaggi offre la mappatura dei processi? 

Svolgere un’analisi dettagliata dei processi operativi offre numerosi vantaggi per l’azienda:

• Maggiore chiarezza ed efficienza: la mappatura permette di definire processi e procedure in modo chiaro ed efficace, facilitando la collaborazione interna e la standardizzazione delle modalità operative; 
• Identificazione delle inefficienze: mappando i processi è possibile individuare e risolvere criticità come tempi morti, attività superflue e colli di bottiglia che rallentano il flusso di lavoro e compromettono la produttività aziendale;
• Ottimizzazione delle risorse: con una visione chiara dei processi, l’azienda può allocare le risorse in modo più strategico, migliorando la gestione di tempi e costi e l’utilizzo delle competenze e degli strumenti a disposizione;
• Supporto alla crescita e scalabilità: solo dei processi ottimizzati e ben strutturati possono sostenere senza problemi un aumento del volume di lavoro e l’espansione dell’azienda, rendendola scalabile e reattiva ai cambiamenti di mercato;
• Riduzione dei costi: ottimizzando le risorse e migliorando la gestione dei flussi di lavoro si riesce a ridurre i costi operativi e aumentare l’efficienza complessiva;
• Aumento dei profitti: l’analisi dei processi è utile anche per identificare nuove opportunità di crescita e innovazione che rendono l’azienda più competitiva e nel complesso più redditizia; 
• Allineamento con gli obiettivi aziendali: attraverso la mappatura dei processi è possibile verificare che tutte le attività aziendali siano allineate sugli stessi standard qualitativi e contribuiscano al raggiungimento degli obiettivi strategici, favorendo una gestione più focalizzata e orientata ai risultati;
• Migliore qualità dei servizi: grazie a processi efficienti e ben strutturati, l’azienda è in grado di rispondere più rapidamente alle richieste dei clienti, migliorando l’esperienza e la soddisfazione del cliente;
• Efficace implementazione di nuove tecnologie: con una visione chiara dei processi, l’azienda può identificare più facilmente dove l’implementazione di nuove tecnologie può portare vantaggi concreti e in che modo queste debbano integrarsi con i processi operativi, facilitando l’adozione di soluzioni innovative che aiutano l’azienda a massimizzare le performance. 

Come svolgere un’analisi dettagliata? I nostri consigli

Inizia con l’identificazione dei processi chiave che muovono la tua azienda, ossia quelli che contribuiscono direttamente a generare valore per il cliente o che sono cruciali per il funzionamento dell’organizzazione interna (ad esempio i processi di gestione commesse, risorse umane, assistenza clienti ecc.). 

Tra questi, prendi in considerazione quello che presenta maggiori criticità a livello operativo e/o amministrativo, che sarà anche quello che beneficerà maggiormente dell’intervento di innovazione ed ottimizzazione, portando risultati tangibili in poco tempo. 

A questo punto è fondamentale coinvolgere i responsabili dei vari reparti e i collaboratori che partecipano al processo per documentare i vari passaggi, gli strumenti utilizzati, i tempi di esecuzione e le problematiche riscontrate: colli di bottiglia, passaggi ridondanti o attività a basso valore aggiunto che possono essere ottimizzate o eliminate per ottenere un vantaggio strategico.

Sulla base delle informazioni raccolte procedi con la mappatura del processo, apportando ad esso le modifiche necessarie per risolvere le criticità emerse; in questo modo otterrai una rappresentazione chiara di come dovrebbe funzionare il processo una volta ottimizzato. 

Per ogni processo mappato, è importante anche definire dei KPI (indicatori di performance), così da poter monitorare i risultati e l’efficacia dell’intervento di ottimizzazione nel tempo e capire se bisogna attuare degli aggiustamenti. Ad esempio, KPI come il tempo di completamento del processo, il tasso di errore o la soddisfazione dei clienti sono utili per valutare l’efficienza e l’impatto del processo operativo.

Ricorda che l’analisi dei processi non è un’attività fine a se stessa: la mappatura va regolarmente aggiornata per riflettere eventuali cambiamenti e garantire che il processo resti efficiente e allineato agli obiettivi aziendali. Inoltre, considerando che i processi aziendali sono interconnessi, per raggiungere un livello di efficienza ottimale sarebbe opportuno estendere l’intervento di innovazione a tutti i processi chiave dell’azienda.

L’importanza strategica del partner per l’innovazione per garantire il risultato

L’innovazione dei processi aziendali è un percorso complesso e delicato, perché comporta in ogni caso un cambiamento, talvolta radicale, all’interno dell’organizzazione; per questo risulta fondamentale farsi affiancare da un partner esperto, che non solo apporti competenze specialistiche e una visione esterna oggettiva, ma sia in grado di analizzare i processi in modo approfondito, e di identificare le aree e le strategie di intervento più efficaci.

Il supporto di un partner esperto è fondamentale anche nella scelta e nell’implementazione di soluzioni tecnologiche, per evitare di investire in strumenti che poi non vengono integrati in modo efficace nei flussi operativi, non interagiscono correttamente con le tecnologie preesistenti o semplicemente non presentano le caratteristiche adatte a soddisfare le esigenze dell’organizzazione.

Inoltre qualsiasi tipo di soluzione non può funzionare senza il coinvolgimento delle persone che dovranno utilizzarla; per questo è fondamentale affiancare e formare collaboratori, management, stakeholder, partner, fornitori, in modo tale che possano utilizzare le soluzioni implementate in maniera efficiente e che riescano a riorganizzare il flusso di lavoro attorno a questi nuovi strumenti e procedure.

Avvalersi di un partner per l’innovazione significa avere la garanzia che gli obiettivi prefissati verranno raggiunti grazie a competenze specifiche, supporto continuativo e monitoraggio delle performance in un’ottica di miglioramento continuo.