Ufficio digitale e smart working: 1 potente risorsa

Ufficio digitale e smart working

Digitalizzazione dell’ufficio e smart working per un’azienda di consulenza con oltre 20 collaboratori. Implementato un CRM personalizzato con moduli per anagrafiche clienti, gestione commesse, ticket, e rendicontazione ore. Risultati: snellimento delle procedure, sicurezza dei dati e maggiore efficienza operativa.

Cliente

Azienda che opera nel settore della consulenza ed assistenza in materia amministrativa, fiscale, giuridica, organizzativa, marketing, finanza pubblica agevolata, qualità e ambiente, informatica e politiche attive del lavoro. Con oltre 20 collaboratori, operativi sia nella sede fisica che in modalità smart working.

Problemi riscontrati

La suddivisione del parco clienti in team di lavoro dedicati a singoli professionisti specializzati nei diversi servizi (come contabilità, paghe, consulenza direzionale e strategica) rendeva difficile la gestione centralizzata delle informazioni e l’efficace collaborazione tra i team. Ciò causava rallentamenti e inefficienze nel coordinamento tra i vari comparti aziendali.
La sicurezza dei dati era un aspetto critico, considerando la sensibilità delle informazioni trattate, soprattutto in relazione alle normative sulla privacy. Era essenziale garantire che solo il personale autorizzato avesse accesso ai dati sensibili, prevenendo eventuali violazioni.
La necessità di una precisa rendicontazione delle ore di lavoro era fondamentale per monitorare accuratamente i costi delle attività già pianificate e per modulare in modo efficace nuove offerte o rinnovi di servizio. Tuttavia, senza strumenti adeguati, la gestione manuale di questi processi risultava inefficiente, con rischio di errori e di perdita di informazioni preziose.

Progetto realizzato

Per rispondere a queste sfide, è stato introdotto un sistema CRM personalizzato per digitalizzare e ottimizzare le procedure aziendali, migliorando l’organizzazione del lavoro e garantendo una maggiore efficienza. Le principali personalizzazioni implementate includono:

Modulo anagrafiche clienti: Questo modulo permette di avere una visione completa e sintetica delle principali informazioni di contatto per ogni cliente, compresi i servizi attivati presso lo studio, la data di inizio della collaborazione e il nome del professionista incaricato. Questa organizzazione centralizzata facilita l’accesso alle informazioni e permette una gestione più snella e veloce delle attività.
Modulo gestione commesse: Attraverso questo modulo, è possibile collegare i diversi servizi erogati al cliente, come contabilità, paghe o consulenza. Ciò permette una visione completa dei servizi forniti, consentendo di tenere traccia di ogni singola commessa in modo preciso e organizzato, migliorando la capacità di monitoraggio e pianificazione.
Ticket e task: Il sistema include una gestione dettagliata delle richieste e dei compiti assegnati ai singoli utenti. Ogni attività è tracciata e monitorata, garantendo una migliore visibilità sui processi operativi e consentendo ai responsabili di avere un controllo diretto sulle attività in corso.
App per la rendicontazione delle ore: Un’app dedicata alla rendicontazione, connessa al CRM tramite cloud, permette agli utenti di inserire in tempo reale la tipologia, durata e spese connesse a ciascuna prestazione. Gli utenti possono accedere a questa app tramite smartphone o tablet, semplificando così il processo di raccolta delle informazioni e riducendo il rischio di errori o perdite di dati. Questo sistema ha snellito notevolmente il processo di rendicontazione, eliminando la necessità di metodi manuali e migliorando l’efficienza complessiva.

Risultati

Snellimento delle procedure: Le procedure di assegnazione, gestione e rendicontazione delle ore di lavoro legate ai singoli clienti sono state notevolmente semplificate. Grazie alla digitalizzazione delle informazioni e all’automazione dei processi, il team può ora lavorare in modo più organizzato ed efficiente, riducendo i tempi necessari per gestire le attività.
Accelerazione delle operazioni di data entry: Il sistema permette la creazione e la modifica massiva di aziende, contatti e lead gestiti dagli utenti, accelerando significativamente le operazioni di data entry e garantendo una maggiore coerenza e precisione nelle informazioni archiviate.
Creazione di un organigramma aziendale: L’introduzione di un organigramma digitale ha permesso di assegnare i diritti di accesso alle informazioni solo ai responsabili aziendali, come la direzione, i manager e il backoffice, garantendo la sicurezza e la riservatezza dei dati sensibili. Allo stesso tempo, i professionisti appartenenti ai vari team di lavoro possono continuare a svolgere le loro attività quotidiane in modo efficiente, avendo accesso alle informazioni necessarie per le loro operazioni, senza compromettere la sicurezza dei dati.

L’ufficio digitale ha rivoluzionato l’organizzazione del lavoro, rendendo più fluide e sicure le attività aziendali. Grazie alla digitalizzazione dei processi e all’implementazione di strumenti di smart working, i dipendenti possono ora accedere alle informazioni in tempo reale, collaborare da remoto e ottimizzare la gestione delle attività. Le procedure amministrative, dalla rendicontazione alla gestione dei progetti, sono state automatizzate, riducendo il carico burocratico e aumentando la produttività. Inoltre, la creazione di un organigramma digitale ha migliorato la sicurezza e la riservatezza dei dati, garantendo che solo gli utenti autorizzati possano accedere alle informazioni sensibili, migliorando al contempo la continuità operativa.

Casi di successo

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