Liberarsi dal peso delle attività ripetitive per rendere l’azienda più efficiente e competitiva
L’automazione sta diventando sempre più una priorità per le organizzazioni. Un impiegato, infatti, dedica normalmente più del 40% del tempo che trascorre in ufficio ogni giorno a compiti manuali e ripetitivi che sono secondari rispetto alla sua funzione principale, di scarso valore e altamente soggetti ad errori. Tra questi:
- Data entry (ovvero l’inserimento manuale di dati all’interno di un sistema informatico o di un database aziendale)
- Smistamento e-mail
- Archiviazione di file e documenti
- Invio di comunicazioni standard
Molto spesso, come in questi casi, si tratta di attività che possono essere facilmente automatizzate, togliendole al carico di lavoro (e di stress) degli impiegati ed eliminando inoltre il tasso di errore che inevitabilmente portano con sé.
Su una giornata lavorativa di 8 ore, automatizzando questo tipo di attività i collaboratori recupererebbero circa 4 mesi e mezzo all’anno per concentrarsi su compiti più significativi e soddisfacenti, aumentando la produttività e generando un valore aggiunto per l’azienda.
Invece, continuando a svolgere queste attività manualmente per più di 3 ore al giorno, l’azienda continuerà a spendere per ogni impiegato anche più di €7.000 all’anno in qualcosa che non le porta alcun profitto, e che avrebbe potuto investire in attività che invece ne avrebbero incentivato la crescita.
Perché automatizzare le attività a basso valore aggiunto?
Non bisogna pensare all’automazione come un modo per rimpiazzare il lavoro manuale, ma piuttosto come uno strumento in grado di massimizzare le prestazioni potenziando la produttività delle risorse umane già impiegate.
Considerando che più dell’80% dei processi può essere automatizzato, è chiaro che le aziende possono trarre innumerevoli vantaggi dall’automazione di queste attività, come ad esempio:
- Aumento della produttività: liberando i dipendenti dai compiti ripetitivi e non proficui avranno più tempo da dedicare a compiti strategici e di maggiore valore per l’azienda; inoltre, automatizzare i flussi di lavoro aumenta l’efficienza complessiva, riducendo i colli di bottiglia e migliorando l’agilità dell’organizzazione;
- Aumento dei profitti aziendali: gli investimenti nell’automazione possono generare guadagni che vanno da 3 a 10 volte le spese sostenute, derivanti in parte dalla riduzione dei costi di manodopera e in parte dall’aumento complessivo delle performance;
- Riduzione degli errori: questo genere di attività ripetitive, se svolte manualmente, sono particolarmente soggette a errori umani. Automatizzando, si riduce al minimo il rischio di errori, garantendo dati più affidabili e processi più fluidi;
- Ottimizzazione dei costi: meno tempo speso su attività non produttive significa ridurre i costi operativi. Gli importi risparmiati possono essere reinvestiti in iniziative che promuovono la crescita dell’azienda;
- Maggiore soddisfazione dei collaboratori: liberati dalle attività monotone, i collaboratori possono concentrarsi su compiti più stimolanti e strategici, aumentando la loro motivazione e soddisfazione lavorativa;
- Scalabilità dei processi: l’automazione ti permette di gestire volumi maggiori di lavoro senza impattare sui costi operativi, rendendo i processi aziendali scalabili e supportando la crescita aziendale.
Cosa puoi fare per automatizzare questo tipo di attività? I nostri consigli
Il primo passo da compiere per innovare e automatizzare i processi è quello di individuare i processi operativi che potrebbero maggiormente beneficiare dell’automazione, ad esempio quelli che presentano il maggior numero di attività ripetitive automatizzabili, un tasso di errori particolarmente elevato o in generale colli di bottiglia che rallentano l’operatività. Una volta fatto questo è necessario:
1 – Analizzare e mappare i processi individuati: per capire come ottimizzarli a livello di procedure, di gestione delle informazioni e comunicazione interna, quali attività automatizzare e in quale punti inserire l’intervento umano di controllo, ecc.
2 – Scegliere le tecnologie più adatte: esistono numerosi strumenti che si possono utilizzare per automatizzare le attività, per questo è importante scegliere quelli giusti e personalizzarli in modo che si integrino perfettamente nei flussi operativi e con le tecnologie già presenti in azienda;
3 – Implementare le automazioni in modo graduale: è sempre opportuno cominciare automatizzando un singolo processo, quello che genera il maggior ritorno economico nel minor tempo; in questo modo i benefici apportati saranno subito riscontrabili dall’organizzazione, che accoglierà più benevolmente i cambiamenti messi in atto, e soprattutto le risorse risparmiate genereranno un circolo virtuoso che permetterà di reinvestire su nuovi processi, innalzando continuamente il livello di efficienza;
4 – Formare i collaboratori: il successo di un progetto di innovazione dei processi dipende dalla capacità dei collaboratori di applicare le strategie e soluzioni implementate, per questo, soprattutto nelle prime fasi, i collaboratori vanno affiancati in modo che imparino a sfruttare al meglio i nuovi strumenti e comprendano appieno i benefici che l’automazione apporta alle loro mansioni;
5 – Monitorare e ottimizzare: una volta ottimizzati i processi è necessario monitorarli regolarmente per assicurarsi che stiano generando i risultati attesi; a partire dall’analisi degli indicatori di performance puoi individuare le aree di miglioramento e apportare degli aggiustamenti laddove necessario.
L’importanza strategica del partner per l’innovazione per garantire il risultato
L’innovazione dei processi aziendali è un percorso complesso e delicato, perché comporta in ogni caso un cambiamento, talvolta radicale, all’interno dell’organizzazione; per questo risulta fondamentale farsi affiancare da un partner esperto, che non solo apporti competenze specialistiche e una visione esterna oggettiva, ma sia in grado di analizzare i processi in modo approfondito, e di identificare le aree e le strategie di intervento più efficaci.
Il supporto di un partner esperto è fondamentale anche nella scelta e nell’implementazione di soluzioni tecnologiche, per evitare di investire in strumenti che poi non vengono integrati in modo efficace nei flussi operativi, non interagiscono correttamente con le tecnologie preesistenti o semplicemente non presentano le caratteristiche adatte a soddisfare le esigenze dell’organizzazione.
Inoltre qualsiasi tipo di soluzione non può funzionare senza il coinvolgimento delle persone che dovranno utilizzarla; per questo è fondamentale affiancare e formare collaboratori, management, stakeholder, partner, fornitori, in modo tale che possano utilizzare le soluzioni implementate in maniera efficiente e che riescano a riorganizzare il flusso di lavoro attorno a questi nuovi strumenti e procedure.
Avvalersi di un partner per l’innovazione significa avere la garanzia che gli obiettivi prefissati verranno raggiunti grazie a competenze specifiche, supporto continuativo e monitoraggio delle performance in un’ottica di miglioramento continuo.
