In ambito commerciale, la disorganizzazione dovuta alla mancanza di un approccio strutturato per la gestione dei processi commerciali (lead e opportunità) può facilmente portare alla perdita di potenziali clienti e, indirettamente, di profitti.
Sono diverse le problematiche che possono influenzare negativamente il flusso commerciale dell’azienda, ad esempio:
Mancanza di un follow-up strutturato
Si tratta dell’insieme di attività necessarie a mantenere, rafforzare o concludere una relazione con un cliente o un potenziale cliente dopo un’interazione iniziale.
Quando queste vengono a mancare o non vengono gestite in modo efficace, ad esempio perché non si tiene adeguatamente traccia dei lead generati e delle richieste ricevute, o perché non esiste una procedura standard che stabilisce tempi e modalità di gestione delle opportunità commerciali, è molto probabile che il contatto con i clienti acquisiti o potenziali vada perso, compromettendo la possibilità di chiudere nuove trattative o fidelizzare i clienti.
Gestione inefficace delle opportunità commerciali
Dare a tutte le opportunità commerciali la stessa priorità e gestirle tutte nello stesso modo senza valutare il loro potenziale reale può portare ad una dispersione inutile di tempo e risorse che non genera alcun ritorno in termini economici.
Questo problema può scaturire da diverse cause: ancora una volta, l’assenza di procedure specifiche per la gestione delle opportunità; una comunicazione interna inefficace che genera fraintendimenti e disperde i dati acquisiti su lead e clienti; una qualificazione inadeguata dei lead che impedisce di stabilire se siano o meno allineati con l’offerta dell’azienda.
In ogni caso, il rischio è che il team di vendita possa sprecare tempo su trattative poco promettenti, lasciando in secondo piano quelle con maggiori possibilità di successo.
Mancanza di visibilità sui dati commerciali
Senza una chiara comprensione delle metriche di vendita, come il tasso di conversione, il valore medio delle trattative o i tempi di chiusura, è difficile prendere decisioni strategiche e comprendere quali siano i fattori che influenzano maggiormente le performance di vendita.
L’assenza di dati strutturati da analizzare limita la capacità di individuare trend significativi, come la stagionalità delle vendite, l’andamento dei prodotti o le preferenze di acquisto dei clienti, fondamentali per ottimizzare l’approccio commerciale. Inoltre, questo porta ad una gestione poco mirata, in cui le risorse vengono allocate senza criteri precisi e le opportunità di miglioramento restano in gran parte inesplorate.
A livello di competitività, questa mancanza di visibilità impedisce all’azienda di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato, lasciando spazio ai concorrenti più preparati e reattivi.
Cosa puoi fare per ottimizzare i processi commerciali? I nostri consigli
L’obiettivo è quello di mettere in comunicazione i vari reparti coinvolti, dal marketing alle vendite, creando una struttura operativa chiara e ben coordinata per gestire puntualmente ed in modo efficace le varie opportunità.
1. Mappatura del processo commerciale
Il primo passo per migliorare l’approccio è definire chiaramente tutte le fasi del ciclo di vendita, dal primo contatto fino alla chiusura e al marketing post-vendita. La mappatura del processo consente di identificare i vari step da compiere e le aree coinvolte, facendo in modo che nessun passaggio venga trascurato, e di ottimizzare il processo eliminando attività ridondanti o eventuali colli di bottiglia.
2. Definizione di criteri di qualificazione
Stabilire parametri chiari per la qualificazione dei lead e la valutazione delle opportunità commerciali permette di filtrare queste ultime in modo da concentrare lo sforzo commerciale solo su quelle in target per l’azienda, o quantomeno dare loro la priorità rispetto alle altre. Ad esempio, è possibile classificare le opportunità in base a fattori come il budget, la tempistica e il grado di interesse dimostrato dal cliente.
3. Creazione di procedure standardizzate per il follow-up
Definire le modalità di esecuzione del follow-up, come ad esempio:
Tempi da rispettare per il primo contatto dopo una richiesta
Frequenza delle interazioni successive per la gestione della trattativa
Modalità di gestione delle opportunità in base alla priorità
Pianificazione di campagne mirate di cross- e up-selling
Garantisce coerenza e tempestività nelle interazioni con i potenziali clienti e quelli già acquisiti.
4. Strutturazione e monitoraggio dei dati commerciali
È fondamentale raccogliere i dati commerciali e strutturarli non solo per fornire al team tutte le informazioni che gli occorrono sulle opportunità da lavorare, ma anche per svolgere un’attività di analisi che consenta di identificare pattern, tendenze e eventuali punti critici nel processo di vendita.
Una volta a disposizione dati strutturati e definiti dei criteri di riferimento come il tasso di conversione dei lead in prospect, il tasso di chiusura delle opportunità in base alle probabilità di chiusura o il potenziale di redditività ecc., è possibile monitorare le performance commerciali e comprendere quali strategie stanno funzionando, valutare l’efficacia delle campagne commerciali, quali lead presentano maggiori probabilità di conversione e molto altro.
Questo aspetto è cruciale per mantenere un buon livello di competitività e reattività ai cambiamenti del mercato.
I benefici dell’innovazione e ottimizzazione dei processi commerciali
- Incremento nelle vendite e nei margini economici;
- Aumento del ritorno sugli investimenti nelle attività di marketing;
- Maggiore visibilità sui dati commerciali e controllo sul flusso di vendita;
- Maggiore competitività e reattività dell’azienda;
- Aumento del tasso di conversione;
- Maggiore soddisfazione dei clienti;
- Identificazione di nuovi trend e opportunità;
- Maggiore scalabilità dei processi;
- Maggiore efficienza ed efficacia delle attività commerciali.
L’importanza strategica del partner per l’innovazione per garantire il risultato
L’innovazione dei processi aziendali è un percorso complesso e delicato, perché comporta in ogni caso un cambiamento, talvolta radicale, all’interno dell’organizzazione; per questo risulta fondamentale farsi affiancare da un partner esperto, che non solo apporti competenze specialistiche e una visione esterna oggettiva, ma sia in grado di analizzare i processi in modo approfondito, e di identificare le aree e le strategie di intervento più efficaci.
Il supporto di un partner esperto è fondamentale anche nella scelta e nell’implementazione di soluzioni tecnologiche, per evitare di investire in strumenti che poi non vengono integrati in modo efficace nei flussi operativi, non interagiscono correttamente con le tecnologie preesistenti o semplicemente non presentano le caratteristiche adatte a soddisfare le esigenze dell’organizzazione.
Inoltre qualsiasi tipo di soluzione non può funzionare senza il coinvolgimento delle persone che dovranno utilizzarla; per questo è fondamentale affiancare e formare collaboratori, management, stakeholder, partner, fornitori, in modo tale che possano utilizzare le soluzioni implementate in maniera efficiente e che riescano a riorganizzare il flusso di lavoro attorno a questi nuovi strumenti e procedure.
Avvalersi di un partner per l’innovazione significa avere la garanzia che gli obiettivi prefissati verranno raggiunti grazie a competenze specifiche, supporto continuativo e monitoraggio delle performance in un’ottica di miglioramento continuo.
