Oltre Excel: superare i limiti dei fogli di calcolo
Per molti anni Excel è stato uno strumento essenziale per le aziende di ogni settore, utilizzato per gestire dati, fare calcoli e produrre report. Tuttavia Excel presenta diversi limiti quando viene usato come strumento principale per la gestione dell’operatività quotidiana. Con l’aumento del volume dei dati e la crescente complessità operativa, affidarsi esclusivamente ai fogli di calcolo può diventare un ostacolo per l’efficienza e la produttività.
I problemi più comuni legati all’uso di fogli Excel in azienda
• Rischio elevato di errori: i fogli Excel, soprattutto quando crescono in complessità, sono soggetti a errori di input, formule sbagliate e dati mal collegati. Anche un piccolo errore può compromettere l’intero set di dati, portando a decisioni basate su informazioni inaccurate;
• Limitazioni nella gestione dei dati complessi: Excel può funzionare bene per piccoli insiemi di dati, ma quando si ha a che fare con grandi volumi o dati complessi, la gestione diventa inefficiente. I tempi di elaborazione aumentano e la lentezza del sistema limita l’operatività, rendendo inoltre difficile tenere traccia delle informazioni in tempo reale;
• Difficoltà nel monitoraggio e aggiornamento dei dati: utilizzare Excel come database operativo significa dover aggiornare manualmente i dati, aspetto che richiede tempo e rende difficile mantenere le informazioni sempre accurate e aggiornate. Inoltre, se non esistono procedure di archiviazione standard dei fogli, si corre il rischio di perderli o disperdere le informazioni, rendendole difficilmente accessibili;
• Scarsa integrazione con altri sistemi aziendali: Excel è uno strumento non sempre integrabile con eventuali altri sistemi aziendali come CRM, ERP o software di gestione dei progetti. Questo comporta che i dati spesso devono essere reinseriti più volte manualmente in diversi sistemi, togliendo tempo ai collaboratori e aumentando il rischio di errori e dispersione delle informazioni;
• Difficoltà nella sicurezza e protezione dei dati: in Excel, la gestione dei permessi è limitata. Gli utenti possono facilmente accedere, modificare o condividere file, creando rischi per la sicurezza dei dati e rendendo difficile il controllo su chi ha accesso alle informazioni aziendali.
Cosa puoi fare per migliorare la gestione dei dati? I nostri consigli
Per risolvere questo tipo di problemi bisogna ripensare l’intero approccio alla gestione e all’organizzazione dei dati, individuando i processi che vengono maggiormente penalizzati dai problemi sopraelencati con l’obiettivo di migliorare efficienza, collaborazione interna e sicurezza dei dati.
In generale gli interventi da attuare e le soluzioni da adottare in questi casi devono essere finalizzati a:
1 – Evitare la dispersione delle informazioni
Per riuscirci è opportuno stabilire delle procedure di archiviazione standard da rispettare e creare un archivio il più possibile centralizzato dove raccogliere tutti i dati, in modo da renderli accessibili a tutte le funzioni aziendali in tempo reale.
2 – Ottimizzare il flusso dei dati
Per capire come ottimizzare al meglio il flusso delle informazioni si può cominciare ponendosi alcune domande, tra cui: quali canali di comunicazione vengono utilizzati per la comunicazione interna (tra i collaboratori) ed esterna (con clienti, fornitori, ecc.)? Quali altri strumenti di lavoro vengono utilizzati? In che modo devono interagire tra loro? Quali indicatori di performance possiamo prendere come riferimento per misurare l’efficienza dei processi da ottimizzare? ecc.
3 – Ridurre il rischio di errori
Automatizzare i processi di inserimento e aggiornamento dei dati aiuta a minimizzare gli errori umani tipici delle operazioni manuali e ripetitive. Automatizzando i flussi di lavoro, si riduce il rischio di errori di calcolo, input errati e formule scorrette, garantendo dati più accurati e affidabili.
4 – Eliminare le attività manuali ripetitive
Automatizzare le attività ripetitive, come l’inserimento di dati e la generazione di report, consente di liberare risorse per compiti più strategici. Questo approccio aumenta la produttività e permette ai collaboratori di concentrarsi su attività a maggiore valore aggiunto, rendendo il lavoro più efficiente.
5 – Analizzare i dati
Una volta aver organizzato i dati in modo strutturato e aver ottimizzato il flusso delle informazioni è possibile procedere con l’implementazione di soluzioni per l’analisi dei dati che consentono di trasformare le informazioni raccolte in previsioni strategiche.
In questo modo, attraverso un’analisi e mappatura dettagliata dei processi da ottimizzare, sarà possibile stabilire dove è necessario un intervento di innovazione e quali soluzioni sono più adatte per soddisfare le esigenze dell’organizzazione e finalmente superare i limiti dei fogli di calcolo.
L’importanza strategica del partner per l’innovazione per garantire il risultato
L’innovazione dei processi aziendali è un percorso complesso e delicato, perché comporta in ogni caso un cambiamento, talvolta radicale, all’interno dell’organizzazione; per questo risulta fondamentale farsi affiancare da un partner esperto, che non solo apporti competenze specialistiche e una visione esterna oggettiva, ma sia in grado di analizzare i processi in modo approfondito, e di identificare le aree e le strategie di intervento più efficaci.
Il supporto di un partner esperto è fondamentale anche nella scelta e nell’implementazione di soluzioni tecnologiche, per evitare di investire in strumenti che poi non vengono integrati in modo efficace nei flussi operativi, non interagiscono correttamente con le tecnologie preesistenti o semplicemente non presentano le caratteristiche adatte a soddisfare le esigenze dell’organizzazione.
Inoltre qualsiasi tipo di soluzione non può funzionare senza il coinvolgimento delle persone che dovranno utilizzarla; per questo è fondamentale affiancare e formare collaboratori, management, stakeholder, partner, fornitori, in modo tale che possano utilizzare le soluzioni implementate in maniera efficiente e che riescano a riorganizzare il flusso di lavoro attorno a questi nuovi strumenti e procedure.
Avvalersi di un partner per l’innovazione significa avere la garanzia che gli obiettivi prefissati verranno raggiunti grazie a competenze specifiche, supporto continuativo e monitoraggio delle performance in un’ottica di miglioramento continuo.
