Strumenti per una leadership efficace: come trovare il giusto equilibrio tra delega e controllo per migliorare efficienza e risultati
Nel contesto aziendale, riuscire a delegare è un’abilità cruciale che ogni manager e imprenditore dovrebbe sviluppare. Infatti, accentrando su di sé anche le più piccole decisioni e cercando di mantenere il controllo su ogni singola attività, si rischia di accumulare stress, rallentare l’operatività aziendale e soprattutto perdere un’essenziale visione d’insieme.
Cosa puoi fare per trovare il giusto compromesso tra delega e controllo? I nostri consigli
1. Stabilire procedure e processi chiari
Definire in modo chiaro le modalità di esecuzione e i vari step da compiere per portare a termine le attività riduce l’ambiguità, garantisce un maggiore livello di efficienza e permette ai collaboratori di operare con maggiore autonomia.
Difatti, quando tutti sono allineati sugli stessi standard, il bisogno di supervisione diretta si riduce notevolmente, mentre aumenta significativamente la qualità dei risultati e la scalabilità dei processi.
Per riuscirci è necessario cominciare proprio analizzando i processi che al momento generano più difficoltà dal punto di vista del controllo delle attività; mappandoli, avrai modo di capire in quali fasi del processo emergono le problematiche riscontrate, come risolverle, definire quali sono le procedure più efficaci da mettere in atto e se ci sono ulteriori inefficienze o attività non proficue che possono essere eliminate per ottimizzare al meglio il processo.
2. Scegliere le persone giuste per ogni compito definendo i ruoli
Un altro aspetto fondamentale per migliorare il controllo sui processi, e di riflesso anche la capacità di delega, è la definizione dei ruoli.
L’assenza di ruoli ben definiti porta confusione nell’assegnazione dei compiti e sovrapposizioni di responsabilità. Inoltre contribuisce a creare un clima negativo che rende più difficile la collaborazione interna, perché non si sa a chi rivolgersi per specifiche esigenze o chi sia il punto di riferimento per determinate attività, favorendo lo sviluppo di conflitti interni.
Per questo l’analisi dei processi non può prescindere da un’analisi funzionale dei reparti e ruoli coinvolti in essi e del modo in cui interagiscono tra di loro. Definire in modo chiaro le competenze e le responsabilità di ognuno porterà ad un miglioramento della collaborazione interna e ti darà la possibilità di delegare più facilmente alcune responsabilità. In questo modo riuscirai a gestire meglio il carico di lavoro e allo stesso tempo incoraggerai anche la crescita professionale dei tuoi collaboratori.
3. Definire gli obiettivi di breve e lungo termine
È fondamentale definire e comunicare in modo preciso gli obiettivi di breve e lungo termine che si intendono raggiungere. Ciò include specificare i risultati attesi, dare delle scadenze e fornire degli indicatori di performance.
Monitorare il raggiungimento degli obiettivi piuttosto che le singole attività è sicuramente più sano e produttivo; inoltre, dando ai collaboratori degli obiettivi da raggiungere come punto di riferimento nel loro lavoro, saranno in grado di prendere le decisioni che loro competono in modo responsabile e indipendente.
Per poter far questo è dunque fondamentale definire a monte i KPI, ovvero gli indicatori di performance, che diventeranno i punti di riferimento essenziali per monitorare il rendimento e l’efficacia operativa delle diverse aree funzionali e strategiche.
4. Stabilire punti di controllo regolari
Stabilire insieme ai tuoi collaboratori dei punti di controllo regolari come dei report periodici finalizzati a monitorare l’avanzamento dei progetti ti permetterà di supervisionare il tutto senza però esercitare eccessiva pressione su di te e sul tuo team.
5. Adottare soluzioni specifiche per la gestione dei progetti
Esistono diversi strumenti digitali che possono essere implementati una volta ottimizzati i processi aziendali per aiutarti a gestire in modo ancora più efficiente il tuo team e i tuoi progetti.
Ad esempio una soluzione per la collaborazione aziendale può esserti utile per gestire le comunicazioni (interne ed esterne) e creare cruscotti e wizard che guidino i collaboratori nel loro lavoro.
Oppure, potresti adottare una soluzione BPM per garantire il rispetto delle procedure ed eliminare le attività manuali e ripetitive grazie a delle automazioni specifiche per le tue esigenze.
Infine potresti implementare una soluzione di BI che ti aiuti a definire e monitorare gli indicatori di performance, fornendoti inoltre delle previsioni utili a supporto dei processi decisionali.
L’importanza strategica del partner per l’innovazione per garantire il risultato
L’innovazione dei processi aziendali è un percorso complesso e delicato, perché comporta in ogni caso un cambiamento, talvolta radicale, all’interno dell’organizzazione; per questo risulta fondamentale farsi affiancare da un partner esperto, che non solo apporti competenze specialistiche e una visione esterna oggettiva, ma sia in grado di analizzare i processi in modo approfondito, e di identificare le aree e le strategie di intervento più efficaci.
Il supporto di un partner esperto è fondamentale anche nella scelta e nell’implementazione di soluzioni tecnologiche, per evitare di investire in strumenti che poi non vengono integrati in modo efficace nei flussi operativi, non interagiscono correttamente con le tecnologie preesistenti o semplicemente non presentano le caratteristiche adatte a soddisfare le esigenze dell’organizzazione.
Inoltre qualsiasi tipo di soluzione non può funzionare senza il coinvolgimento delle persone che dovranno utilizzarla; per questo è fondamentale affiancare e formare collaboratori, management, stakeholder, partner, fornitori, in modo tale che possano utilizzare le soluzioni implementate in maniera efficiente e che riescano a riorganizzare il flusso di lavoro attorno a questi nuovi strumenti e procedure.
Avvalersi di un partner per l’innovazione significa avere la garanzia che gli obiettivi prefissati verranno raggiunti grazie a competenze specifiche, supporto continuativo e monitoraggio delle performance in un’ottica di miglioramento continuo.
