La dispersione e la disorganizzazione del flusso delle informazioni aziendali influenzano negativamente la produttività, la collaborazione interna e la qualità delle decisioni.
Per informazioni aziendali si intende l’insieme di documenti, comunicazioni, appunti, conoscenze che sono parte integrante dell’operatività quotidiana e indispensabili per il corretto svolgimento delle attività.
Se vengono gestite in maniera dispersiva e caotica si può andare incontro ad una serie di problemi ed inefficienze, come ad esempio:
- Ore perse a cercare documenti o e-mail;
- Difficoltà nel condividere informazioni con il team in modo tempestivo;
- Scarsa autonomia dei collaboratori nello svolgimento del loro lavoro;
- Perdita di documenti importanti che influiscono sulle operazioni aziendali.
Quali sono le cause più comuni che generano la dispersione delle informazioni?
● Mancanza di condivisione: ogni dipartimento, o peggio, ogni collaboratore detiene il suo patrimonio di informazioni rendendole difficilmente accessibili agli altri in caso di necessità;
● Impiego di diversi sistemi e canali per le comunicazioni interne e la gestione dei dati (telefono, e-mail, excel, WhatsApp, word, appunti cartacei ecc.): anche in questo caso si crea confusione su dove trovare determinate informazioni;
● Mancanza di standardizzazione dei processi di archiviazione: quando le informazioni vengono archiviate in modi diversi da dipendenti diversi, si crea confusione su dove trovare determinate informazioni;
● Utilizzo di archivi documentali cartacei disorganizzati: non sono sempre accessibili a tutti, comportano un elevato dispendio di tempo per ritrovare i documenti e un elevato rischio che vadano persi.
Cosa puoi fare per migliorare la gestione delle informazioni aziendali? I nostri consigli
La prima cosa da fare è individuare i processi critici che portano alla disorganizzazione e alla dispersione delle informazioni e analizzarli attraverso una mappatura dettagliata che evidenzi:
- Reparti e ruoli coinvolti nei processi;
- Procedure operative in atto;
- Strumenti di lavoro utilizzati;
- Canali di comunicazione utilizzati;
- Punti di interazione tra i vari reparti.
A questo punto sarà possibile far emergere gli aspetti che generano le criticità rilevate e capire dove e in che modo bisogna intervenire per innovare ed efficientare i processi affinché queste vengano risolte.
Ottimizzando il flusso delle informazioni riuscirai ad ottenere:
- Maggiore produttività: velocizzando la ricerca delle informazioni i collaboratori avranno più tempo a disposizione per dedicarsi ad attività a più alto valore aggiunto;
- Maggiore efficienza: semplificando l’accesso alle informazioni i collaboratori saranno più autonomi e quindi più efficienti nel loro lavoro, avendo sempre a disposizione tutti i dati che loro occorrono senza dover richiedere continuamente un intervento terzo;
- Collaborazione interna più efficace: ottimizzando i canali di comunicazione interna si favorisce la collaborazione tra reparti e team, facilitando la condivisione e riducendo il rischio di dispersione delle informazioni;
- Riduzione degli errori: l’accesso centralizzato e standardizzato ai dati riduce il rischio di duplicazioni, perdite di dati o errori dovuti a una gestione inefficiente;
- Decisioni più rapide e informate: una volta creato un flusso di informazioni efficiente e strutturato, i dati ricavati potranno essere utilizzati per monitorare i KPI aziendali e supportare i processi decisionali.
Per raggiungere un livello di efficienza ottimale si può anche pensare di implementare delle soluzioni tecnologiche che consentono di digitalizzare, raccogliere ed organizzare i dati in modo strutturato al fine di creare un unico ambiente di lavoro in cui gestire tutte le informazioni e le comunicazioni, sia interne (con e tra i collaboratori) che esterne (con clienti, fornitori ecc.)
L’importanza strategica del partner per l’innovazione per garantire il risultato
L’innovazione dei processi aziendali è un percorso complesso e delicato, perché comporta in ogni caso un cambiamento, talvolta radicale, all’interno dell’organizzazione; per questo risulta fondamentale farsi affiancare da un partner esperto, che non solo apporti competenze specialistiche e una visione esterna oggettiva, ma sia in grado di analizzare i processi in modo approfondito, identificare le aree e le strategie di intervento più efficaci.
Il supporto di un partner esperto è fondamentale anche nella scelta e nell’implementazione di soluzioni tecnologiche, per evitare di investire in strumenti che poi non vengono integrati in modo efficace nei flussi operativi, non interagiscono correttamente con le tecnologie preesistenti o semplicemente non presentano le caratteristiche adatte a soddisfare le esigenze dell’organizzazione.
Bisogna inoltre considerare che qualsiasi tipo di soluzione non può funzionare senza il coinvolgimento delle persone che dovranno utilizzarla; per questo è fondamentale affiancare e formare collaboratori, management, stakeholder, partner, fornitori, in modo tale che possano utilizzare le soluzioni implementate in maniera efficiente e che riescano a riorganizzare il flusso di lavoro attorno a questi nuovi strumenti e procedure.
Avvalersi di un partner per l’innovazione significa avere la garanzia che gli obiettivi prefissati verranno raggiunti grazie a competenze specifiche, supporto continuativo e monitoraggio delle performance in un’ottica di miglioramento continuo.
